6 CÂU HỎI CẦN ĐẶT RA KHI THUÊ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Để tránh sự kiện bất ngờ bị hủy hoặc phải bị trì hoãn một thời gian ngắn bởi những “lý do đặc biệt”, khi tìm thuê địa điểm, bạn cần kiểm tra thông tin thật kỹ càng nhằm có những phương án chuẩn bị hợp lý nhất và lường trước được các khoản chi phí phát sinh ngoài mong muốn.

1) Di chuyển thuận tiện

Bạn nên khảo sát trước về đường đi và phương tiện di chuyển cho thuận lợi trong quá trình tìm hiểu về địa điểm. Sự kiện nên được tổ chức tại khu vực trung tâm, nếu không, cũng nên ở vị trí thuận tiện cho việc di chuyển và có thể tìm kiếm dễ dàng. Nếu sự kiện kéo dài nhiều ngày, ban tổ chức nên bố trí dịch vụ lưu trú, khách sạn ở khu vực lân cận với địa điểm tổ chức sự kiện.

2) Giá thuê bao gồm những gì?

  • Trước khi thuê địa điểm nào đó, các bạn nên tìm hiểu mặt bằng chung giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện:
  • Các địa điểm tại khu vực trung tâm thành phố thường sẽ có giá cao hơn các khu vực lân cận.
  • Các địa điểm tại các trung tâm hoặc khách sạn 4, 5 sao thường khá đắt nhưng đảm bảo được sự sang trọng của sự kiện.
  • Để tổ chức sự kiện với quy mô tầm trung thì nên chọn các hội trường đạt chuẩn sẽ giúp tối ưu được chi phí.
  • Lưu ý, cần phải làm rõ giá thuê đã “gồm những gì” và “chưa bao gồm những gì”, có các dịch vụ kèm theo hay không. Các dịch vụ này thường là máy chiếu, bảng, bút, flipchart… và cũng cần lưu ý xem đơn vị cho thuê theo giờ, theo buổi hay theo ngày.



3) Giới hạn trang trí, chỉnh sửa trong khu vực sự kiện

Rất hiếm khi bên tổ chức sự kiện dùng y nguyên các trang trí có sẵn của địa điểm mà phải sửa sang, trang trí thêm. Để sự kiện diễn ra đúng theo mong muốn và thuận lợi, bạn nên chú ý kiểm tra với bên cho thuê để chắc chắn rằng ý tưởng trang trí của mình nằm trong giới hạn cho phép và có thể thực hiện được.



4) Các quy định và bồi thường cụ thể về hư hại

Chúng ta cần phải làm rõ quy định và trách nhiệm của hai bên phòng khi có sự cố xảy ra, vì các sự kiện thường sẽ có những rủi ro mà ta không thể kiểm soát được.

5) Thời gian chính xác được sử dụng địa điểm tổ chức event

Hãy check kĩ thời gian nào bạn được sử dụng địa điểm để chuẩn bị, trang trí cho event (vì sẽ có những lúc bên địa điểm tổ chức sẽ thu thêm phí nếu bạn yêu cầu cho việc bạn setup), thời gian nào sẵn sàng để có thể đón khách.

6) Bên cho thuê địa điểm hỗ trợ nhân sự như thế nào?

Hỗ trợ của bên cho thuê địa điểm đối với sự kiện như thế nào cũng là một điều hết sức cần lưu tâm. Có nhân sự kỹ thuật hỗ trợ chung không? Ai là người chạy màn hình LED?